Taloyhtiön toiminnantarkastus on asunto-osakeyhtiön talouden ja hallinnon riippumatonta tarkastamista. Sen avulla osakkaat saavat tietoa siitä, miten yhteisiä varoja on käytetty, miten päätöksiä on toteutettu ja onko osakkaita kohdeltu yhdenvertaisesti.

Hallitukselle toiminnantarkastus on osa taloyhtiön vuosittaista toimintaa. Kun tarkastajan valinta, aineiston kokoaminen ja aikataulu ovat kunnossa, tarkastuksen havainnot ehditään käsitellä ennen tilinpäätöksestä päättävää yhtiökokousta.

Tässä oppaassa käymme läpi taloyhtiön toiminnantarkastuksen järjestämisen ja sen merkityksen osakkaille. Tarkastuksen yleisiin periaatteisiin voit tutustua myös artikkelissamme mitä toiminnantarkastus tarkoittaa ja mitä toiminnantarkastaja tarkastaa.

Onko taloyhtiön toiminnantarkastus pakollinen?

Taloyhtiössä on lähtökohtaisesti oltava toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa eikä yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Pelkkä pieni huoneistomäärä ei siis vapauta taloyhtiötä tarkastuksesta.

Asia kannattaa selvittää voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä ja lain vaatimuksista yhdessä. Jos toiminnantarkastaja on niiden perusteella valittava, valintaa ei voi jättää tekemättä vain siksi, että yhtiön talous vaikuttaa selkeältä tai sopivaa henkilöä ei heti löydy.

Vanhojen yhtiöjärjestysten tulkinnassa on huomioitava myös määräysten ajankohta. Ennen 1.7.2010 hyväksytty tilintarkastajaa koskeva määräys ei aina tarkoita, että yhtiön on valittava hyväksytty tilintarkastaja: lain edellytysten täyttyessä tilalle voidaan valita toiminnantarkastaja. PRH:n ohje tarkastajan valinnasta auttaa hahmottamaan näitä tilanteita. PRH

Milloin taloyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?

Tilintarkastaja on valittava, jos yhtiön rakennuksessa tai rakennuksissa on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa. Rajaa ei lasketa pelkästään asuntojen määrästä.

Myös tätä pienempi taloyhtiö voi tarvita tilintarkastajan esimerkiksi tilintarkastuslain, yhtiöjärjestyksen tai lain edellytykset täyttävän osakkaiden vaatimuksen perusteella. Toiminnantarkastus ei korvaa pakollista tilintarkastusta. Toiminnantarkastaja voidaan kuitenkin valita myös tilintarkastajan rinnalle. PRH

Kuka valitsee taloyhtiön toiminnantarkastajan?

Toiminnantarkastajan valitsee yhtiökokous. Hallitus tai isännöitsijä voi etsiä ehdokkaita ja pyytää tarjouksia valinnan valmistelua varten. Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, lisäksi on valittava ainakin yksi toiminnantarkastajan sijainen. Suomen Kiinteistölehti

Valmistelussa kannattaa varmistaa ehdokkaan suostumus, osaaminen ja mahdollisuus tehdä tarkastus sovitussa aikataulussa. Pöytäkirjaan on hyvä merkitä valinta ja toimikausi selkeästi, jotta tarkastusvastuusta ei jää epäselvyyttä.

Voivatko osakkaat vaatia toiminnantarkastusta?

Jos yhtiöllä ei ole tilintarkastajaa, toiminnantarkastaja on valittava yhtiöjärjestyksen poikkeavasta määräyksestä huolimatta, kun sitä vaativilla osakkailla on vähintään kymmenesosa kaikista osakkeista tai kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista.

Vaatimus on esitettävä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai kokouksessa, jossa asiaa käsitellään kokouskutsun mukaan. Ratkaisevaa on osakkeiden määrä, ei vaatimusta esittävien henkilöiden lukumäärä. Valinnasta ja vähemmistön oikeudesta säädetään asunto-osakeyhtiölain 9 luvussa. Finlex

Kuka voi toimia taloyhtiön toiminnantarkastajana?

Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö, jolla on taloyhtiön toimintaan nähden riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus ja kokemus. Hyväksytyn tilintarkastajan pätevyyttä ei edellytetä, mutta tehtävä vaatii kykyä ymmärtää taloyhtiön taloutta ja päätöksentekoa.

Taloyhtiön osakas voi toimia toiminnantarkastajana, jos hän täyttää kelpoisuus- ja riippumattomuusvaatimukset. Esimerkiksi hallituksen jäsen, isännöitsijä tai yhtiön kirjanpidosta vastaava henkilö ei voi toimia tehtävässä. Myös laissa määritellyt läheiset sukulaisuussuhteet sekä työ- ja taloudelliset sidokset voivat estää valinnan. Suomen Kiinteistölehti

Ulkopuolinen toiminnantarkastaja voi olla käytännöllinen ratkaisu, jos yhtiön omista osakkaista ei löydy tehtävään sopivaa henkilöä. Valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti taloyhtiöiden tuntemukseen. Vastikkeet, lainaosuudet ja korjaushankkeiden rahoitus edellyttävät erilaista ymmärrystä kuin esimerkiksi pienen yhdistyksen talouden tarkastaminen.

Mitä taloyhtiön toiminnantarkastuksessa tarkastetaan?

Toiminnantarkastus kattaa talouden ja hallinnon taloyhtiön toimintaan nähden riittävässä laajuudessa. Käytännössä kirjanpitoa, maksuliikennettä ja tehtyjä päätöksiä tarkastellaan yhdessä: laskun lisäksi on voitava selvittää, mihin hankinta perustuu ja miten sen rahoitus on järjestetty.

Vastikkeet, maksut ja taloyhtiön varat

Talouden tarkastuksessa huomio kohdistuu esimerkiksi hoito- ja pääomavastikkeisiin, käyttökorvauksiin, kuluihin, pankkivaroihin ja velkoihin. Olennaista on, että tulot ja menot kuuluvat yhtiölle ja että niiden perusteet voidaan selvittää.

Vastikkeiden kohdalla tarkastelun kohteena voivat olla perityt määrät, maksamattomat saatavat sekä laskutuksen yhteys yhtiöjärjestykseen ja tehtyihin päätöksiin. Jos yhtiössä kerätään eri tarkoituksiin tarkoitettuja vastikkeita, niiden käytön seurannan pitää olla ymmärrettävää.

Esimerkiksi pääomavastikkeen riittävyyttä ei voi päätellä pelkästä pankkitilin saldosta. Tarkastuksessa tarvitaan tietoa myös kyseisen lainan lyhennyksistä, koroista ja muista siihen kohdistuvista menoista.

Päätöksenteko ja osakkaiden yhdenvertaisuus

Hallinnon tarkastuksessa tarkastellaan muun muassa yhtiökokouksen ja hallituksen päätöksiä, toimivaltuuksia ja yhtiöjärjestyksen noudattamista. Osakkaan kannalta keskeistä on, että yhteisiä varoja käytetään asianmukaisesti eikä jotakuta suosita muiden kustannuksella.

Yhdenvertaisuus ei tarkoita, että jokainen osakas maksaisi kaikissa tilanteissa saman euromäärän. Maksujen ja kustannusten jakautumiselle pitää kuitenkin olla hyväksyttävä, lakiin ja yhtiöjärjestykseen perustuva peruste.

Tarkastuksen kannalta selkeä pöytäkirja on tärkeä. Siitä pitäisi voida nähdä, mitä on päätetty, millaisia valtuuksia hallitukselle on annettu ja miten mahdolliset esteellisyystilanteet on käsitelty.

Korjaushankkeet ja niiden rahoitus

Korjaushankkeissa tarkasteltavaa on usein tavallista enemmän. Päätösten, sopimusten, laskujen ja rahoituslaskelmien pitäisi muodostaa kokonaisuus, jonka perusteella hankkeen taloudellinen toteutus voidaan selvittää.

Esimerkiksi kattoremontissa tarkastaja voi selvittää, vastaavatko maksetut laskut sopimusta ja hyväksyttyjä lisätöitä, onko lainaa nostettu päätösten mukaisesti ja miten hankkeen kustannukset on jaettu osakkaille. Jos osakas on maksanut lainaosuutensa pois, myös suorituksen käsittely ja vaikutus hänen pääomavastikkeeseensa ovat olennaisia.

Toiminnantarkastus ei ole rakennustekninen kuntotarkastus tai urakan laadunvalvonta. Tarkastaja ei esimerkiksi arvioi katon vedeneristyksen teknistä onnistumista. Talouden ja hallinnon tarkastus sekä rakennustekninen valvonta palvelevat eri tarpeita.

Miten hallitus ja isännöitsijä valmistautuvat tarkastukseen?

Hallituksen ja isännöitsijän on mahdollistettava tarkastus ja annettava tarkastajan pyytämät selvitykset. Käytännön työnjaosta kannattaa sopia etukäteen: kuka kokoaa asiakirjat, kuka toimittaa ne ja kuka vastaa tarkentaviin kysymyksiin. Suomen Kiinteistölehti

Tavallisesti toiminnantarkastaja tarvitsee seuraavat aineistot:

• Tilinpäätös ja talousraportit: allekirjoitettu tilinpäätös liitteineen, toimintakertomus, tase-erittelyt, kirjanpidon raportit ja talousarviovertailu.
• Maksuliikenteen aineisto: tositteet, pankkitiliotteet sekä vastike- ja muiden saatavien erittelyt.
• Hallinnon asiakirjat: voimassa oleva yhtiöjärjestys sekä yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen.
• Lainojen ja hankkeiden tiedot: lainasopimukset, lainaosuus- ja vastikerahoituslaskelmat sekä merkittävien korjaushankkeiden sopimukset ja kustannusselvitykset.

Tarkastaja täsmentää aineistotarpeen yhtiön tilanteen mukaan. Sähköinen aineisto kannattaa nimetä ja järjestää siten, että yksittäisestä tapahtumasta pääsee tarvittaessa sitä koskevaan päätökseen tai sopimukseen.

Jos isännöitsijä tai kirjanpitäjä on vaihtunut tilikauden aikana, aineiston saatavuus kannattaa varmistaa erityisen ajoissa. Tarkastusta varten tarvitaan koko tilikauden asiakirjat, vaikka ne olisivat kahdessa eri järjestelmässä.

Milloin taloyhtiön toiminnantarkastus tehdään?

Toiminnantarkastus tehdään tavallisesti tilikauden päätyttyä, kun tilinpäätös ja muu aineisto ovat valmistuneet. Aikataulu suunnitellaan tilinpäätöstä käsittelevän yhtiökokouksen mukaan.

Toiminnantarkastuskertomus on luovutettava hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi. Kertomus kuuluu myös kokousasiakirjoihin, jotka on pidettävä osakkaiden nähtävänä vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Laki.ai

Kahden viikon määräaika ei siis ole aineiston toimittamisen määräpäivä, vaan siihen mennessä tarkastuksen ja kertomuksen pitää olla valmiina. Aineiston luovutuksesta kannattaa sopia tarkastajan kanssa hyvissä ajoin ja varata aikaa lisäkysymyksille sekä mahdollisille korjauksille.

Jos yhtiössä on toteutettu suuri remontti tai aineistossa on selvitettävää, aikatauluun kannattaa jättää tavallista enemmän väljyyttä. Kokouspäivää suunniteltaessa on hyvä varmistaa samalla kirjanpitäjän, isännöitsijän ja tarkastajan aikataulut.

Mitä toiminnantarkastuskertomus kertoo osakkaalle?

Toiminnantarkastaja antaa jokaiselta tilikaudelta päivätyn ja allekirjoitetun kertomuksen. Siinä otetaan kantaa siihen, sisältääkö tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön taloutta koskevat tiedot ja toimintakertomus lain edellyttämät tiedot.

Kertomuksessa on huomautettava tarkastuksessa ilmenneistä johdon teoista tai laiminlyönneistä, joista saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan, sekä asunto-osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen rikkomisesta. Jos lausuntoa ei voida antaa, myös tästä on ilmoitettava. Laki.ai

Osakkaan kannattaa lukea kertomus yhdessä tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kanssa. Mahdollisesta huomautuksesta on hyvä selvittää, mitä on tapahtunut, mitä vaikutuksia asialla on yhtiölle ja miten hallitus aikoo korjata tilanteen.

Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta päättää yhtiökokous. Tarkastuskertomus on päätöksenteon tietopohjaa. Hallituksen kannattaa puolestaan käsitellä saamansa havainnot ja sopia tarvittaville korjauksille vastuuhenkilöt sekä aikataulu.

Usein kysyttyä taloyhtiön toiminnantarkastuksesta

Tarvitseeko pieni rivitaloyhtiö toiminnantarkastajan?

Lähtökohtaisesti kyllä, jos yhtiöllä ei ole tilintarkastajaa eikä yhtiöjärjestys mahdollista toiminnantarkastajan jättämistä valitsematta. Pelkkä asuntojen vähäinen määrä ei poista velvollisuutta. Myös osakkaiden lain mukainen vaatimus voi edellyttää valintaa.

Voiko taloyhtiön osakas toimia toiminnantarkastajana?

Voi, jos hänellä on riittävä osaaminen ja hän täyttää kelpoisuus- ja riippumattomuusvaatimukset. Pelkkä osakkuus ei estä tehtävää, mutta esimerkiksi toimiminen tarkastettavan tilikauden hallituksessa estää oman toiminnan riippumattoman tarkastamisen.

Korvaako isännöitsijän tekemä talouden seuranta toiminnantarkastuksen?

Ei. Isännöitsijän talouden seuranta kuuluu yhtiön asioiden hoitamiseen. Toiminnantarkastuksessa taloutta ja hallintoa arvioi niistä riippumaton tarkastaja. Isännöitsijä ei voi toimia saman taloyhtiön toiminnantarkastajana.

Pitääkö toiminnantarkastaja ilmoittaa kaupparekisteriin?

Ei. Toiminnantarkastajia ei ilmoiteta kaupparekisteriin. Valinta kirjataan yhtiökokouksen pöytäkirjaan, ja yhtiön kannattaa säilyttää tarkastajan yhteystiedot muiden hallinnon tietojen yhteydessä. PRH

Huolellinen toiminnantarkastus tukee taloyhtiön päätöksentekoa

Taloyhtiössä päätetään asioista, joilla on suora vaikutus osakkaiden asumiskustannuksiin ja omaisuuteen. Selkeä taloudenpito, dokumentoidut päätökset ja riippumaton tarkastus auttavat ymmärtämään, miten yhteisiä asioita on hoidettu.

Toiminnantarkastukseen valmistautuminen helpottuu, kun asiakirjat pidetään järjestyksessä koko vuoden ajan. Samalla hallituksen ja isännöitsijän on helpompi vastata osakkaiden kysymyksiin ja siirtää tietoa uusille vastuuhenkilöille.

Tarvitseeko taloyhtiönne ulkopuolista toiminnantarkastajaa? Tutustu Euromiten toiminnantarkastuspalveluun ja ota yhteyttä taloyhtiönne tilanteen kartoittamiseksi.