23 syys Yhdistyksen toiminnantarkastus – mitä hallituksen tulee tietää?

Yhdistyksen toiminnantarkastus on yhdistyksen talouden ja hallinnon riippumatonta tarkastamista. Sen avulla jäsenet saavat tietoa siitä, miten yhteisiä varoja on käytetty ja onko yhdistyksen asioita hoidettu sääntöjen ja tehtyjen päätösten mukaisesti.

Hallitukselle toiminnantarkastus on osa yhdistyksen vuosittaista toimintaa. Kun tarkastajan valinta, aineiston kokoaminen ja aikataulu ovat kunnossa, tarkastus tukee tilinpäätöksen käsittelyä ja auttaa kehittämään yhdistyksen toimintatapoja.

Tässä oppaassa käymme läpi toiminnantarkastuksen järjestämisen yhdistyksen hallituksen näkökulmasta. Tarkastuksen yleisiin periaatteisiin voit tutustua myös artikkelissamme mitä toiminnantarkastus tarkoittaa ja mitä toiminnantarkastaja tarkastaa.

Onko yhdistyksen toiminnantarkastus pakollinen?

Rekisteröidyllä yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa. Pieni jäsenmäärä, vähäinen rahaliikenne tai vapaaehtoisuuteen perustuva toiminta eivät itsessään poista tarkastuksen tarvetta. Velvollisuus perustuu yhdistyslain 38 a §:ään.

Hallitus voi aloittaa asian selvittämisen yhdistyksen voimassa olevista säännöistä. Niissä määritellään tarkastajien määrä ja toimikausi sekä se, milloin valinta tehdään. Samalla on tarkistettava, edellyttääkö laki tilintarkastajan valintaa.

Jos yhdistyksellä on tilintarkastaja, yhdistyslaki ei lähtökohtaisesti edellytä tämän rinnalle toiminnantarkastajaa. Yhdistyksen omissa säännöissä voidaan kuitenkin määrätä molemmista tarkastajista.

Milloin yhdistys tarvitsee tilintarkastajan?

Toiminnantarkastus ja tilintarkastus ovat eri tarkastusmuotoja. Toiminnantarkastajalta ei edellytetä hyväksytyn tilintarkastajan pätevyyttä. Lakisääteistä tilintarkastusta ei kuitenkaan voi korvata toiminnantarkastuksella.

Tilintarkastuslain yleisen kokorajasäännön mukaan tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta, kun sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella täyttyy enintään yksi seuraavista ehdoista:

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
• yhdistyksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Arvioinnissa on siis huomioitava molemmat tilikaudet. Yhdistyksen tuottojen laskentatapa kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä etenkin silloin, kun rahoitus muodostuu useista erilaisista avustuksista ja tulolähteistä. Kokorajoista säädetään tilintarkastuslain 2 luvun 2 §ä.

Tilintarkastajan valintaa voivat edellyttää myös yhdistyksen säännöt. Vanhoihin, ennen 1.9.2010 hyväksyttyihin tilintarkastusmääräyksiin liittyy kuitenkin siirtymäsäännös: säännöissä käytetty sana ”tilintarkastaja” ei kaikissa tapauksissa tarkoita velvollisuutta valita hyväksytty tilintarkastaja. Sääntöjen sanamuoto ja määräyksen ajankohta on siksi tarkistettava yhdessä.

Lisäksi avustuspäätösten ehdot kannattaa käydä läpi. Rahoittaja voi edellyttää avustuksen käytöstä erillistä tarkastusta tai tilintarkastajan raporttia, vaikka yhdistyksen oma vuosittainen tarkastus voitaisiin muuten järjestää toiminnantarkastuksena.

Kuka valitsee yhdistyksen toiminnantarkastajan?

Toiminnantarkastajan valitsee yhdistyksen kokous tai sääntöjen mukaisesti valtuutettujen kokous. Hallitus voi etsiä ehdokkaita ja valmistella valintaa, mutta varsinainen valintapäätös kuuluu jäsenistön päätöksentekoon.

Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on valittava myös varatoiminnantarkastaja. Varahenkilön valintaa ei pidä jättää siihen hetkeen, kun varsinainen tarkastaja ilmoittaa olevansa estynyt.

Ennen kokousta kannattaa varmistaa ehdokkaiden suostumus, käytettävissä oleva aika ja tehtävään soveltuva osaaminen. Valintapäätös ja toimikausi on hyvä kirjata pöytäkirjaan niin selkeästi, ettei myöhemmin synny epäselvyyttä siitä, kuka tarkastaa minkäkin tilikauden.

Riittävä osaaminen ja riippumattomuus ovat valinnan lähtökohta

Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö, jolla on yhdistyksen toimintaan nähden riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus. Tehtävän vaativuus kasvaa, jos yhdistyksellä on esimerkiksi työntekijöitä, hankerahoitusta tai merkittäviä sopimuksia.

Pelkkä yhdistyksen jäsenyys ei estä toiminnantarkastajana toimimista. Tarkastaja ei kuitenkaan voi tarkastaa omaa työtään: esimerkiksi tarkastettavan tilikauden hallituksen jäsen tai yhdistyksen kirjanpidosta vastannut henkilö ei sovellu tehtävään. Myös läheiset henkilökohtaiset ja taloudelliset sidokset voivat vaarantaa riippumattomuuden.

Ulkopuolinen tarkastaja voi olla toimiva ratkaisu esimerkiksi silloin, kun yhdistyksen aktiiviset jäsenet osallistuvat lähes kaikki hallintoon tai taloudenhoitoon.

Mitä hallituksen vastuulle kuuluu?

Hallitus vastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon järjestämisestä. Kirjanpidon ulkoistaminen tai toiminnantarkastajan valinta ei poista hallituksen velvollisuutta huolehtia lainmukaisesta kirjanpidosta ja luotettavasta varainhoidosta.

Tarkastuksen valmistelussa kannattaa sopia, kuka kokoaa aineiston, kuka pitää yhteyttä tarkastajaan ja kuka vastaa taloutta tai päätöksiä koskeviin kysymyksiin. Yhteyshenkilö voi olla esimerkiksi puheenjohtaja tai rahastonhoitaja.

Hyvä käytäntö on koota asiakirjoja järjestelmällisesti jo tilikauden aikana. Kun päätökset löytyvät pöytäkirjoista ja maksujen perusteet tositteista, kevään työmäärä pysyy kohtuullisena. Samalla tieto säilyy yhdistyksessä myös vastuuhenkilöiden vaihtuessa.

Mitä yhdistyksen toiminnantarkastuksessa tarkastetaan?

Tarkastuksessa taloutta ja hallintoa tarkastellaan rinnakkain. Esimerkiksi yhdistyksen maksaman laskun yhteydessä voi olla tarpeen selvittää sekä menon kirjanpitokäsittely että se, kuka hankinnasta on päättänyt.

Talouden osalta huomio kohdistuu muun muassa jäsenmaksuihin, tapahtumatuottoihin, kuluihin, pankkivaroihin ja velkoihin. Jos yhdistys saa tiettyyn tarkoitukseen myönnettyä avustusta, myös varojen käytön yhteys avustuspäätökseen on olennainen.

Hallinnon tarkastuksessa tarkastellaan esimerkiksi päätöksenteon asianmukaisuutta, sääntöjen noudattamista ja jäsenten yhdenvertaisuutta. Pöytäkirjat auttavat osoittamaan, millaisia päätöksiä on tehty ja millä valtuuksilla niitä on toteutettu.

Käytännön esimerkki on yhdistyksen järjestämä leiri. Tarkastusta varten pitäisi voida selvittää, miten osallistumismaksut ja kulut on kirjattu, mihin ohjaajille maksetut korvaukset perustuvat ja miten mahdollinen leiriavustus on käytetty. Yksittäinen kuitti kertoo vain osan kokonaisuudesta.

Tarkastuksen laajuus sovitetaan yhdistyksen toimintaan. Toiminnantarkastajan tehtävänä ei ole päättää hallituksen puolesta, millaisia tapahtumia yhdistyksen kannattaa järjestää.

Milloin toiminnantarkastus tehdään?

Toiminnantarkastus tehdään tavallisesti tilikauden päätyttyä, kun tilinpäätös ja muu tarvittava aineisto ovat valmistuneet. Kertomuksen tulee olla käytettävissä siinä kokouksessa, jossa tilinpäätöksestä päätetään.

Aikataulu kannattaa suunnitella kokouspäivästä taaksepäin. Varaa aikaa tarkastukselle, lisäkysymyksiin vastaamiselle ja mahdollisten korjausten tekemiselle. Tarkastajan kanssa on hyvä sopia aineiston toimituspäivä jo ennen tilinpäätöksen valmistumista.

Yhdistyksen toiminnantarkastukseen ei sovelleta suoraan tilintarkastuslain määräaikoja aineiston ja kertomuksen luovuttamisesta. Yhdistyksen omissa säännöissä voi kuitenkin olla sitovia määräaikoja, joita on noudatettava. Myös PRHsääntöjen tarkistuslista erottaa tilintarkastuksen ja toiminnantarkastuksen määräajat toisistaan.

Mitä aineistoa toiminnantarkastajalle toimitetaan?

Tavallisesti tarkastajalle kootaan seuraavat asiakirjakokonaisuudet:

• Talousaineisto: tilinpäätös liitteineen, tase-erittelyt, kirjanpidon raportit, tositteet ja pankkitiliotteet.
• Hallinnon asiakirjat: voimassa olevat säännöt sekä yhdistyksen ja hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen.
• Toiminnan suunnittelu ja seuranta: talousarvio, toimintasuunnitelma ja mahdollinen vuosikertomus tai toimintakertomus.
• Muu olennainen aineisto: merkittävät sopimukset, avustuspäätökset ja niiden käyttöä koskevat selvitykset.

Luettelo on käytännön lähtökohta, ja tarkastaja täsmentää aineistotarpeen yhdistyksen tilanteen mukaan. Jos yhdistys käyttää lain sallimaa kevennettyä tilinpitoa, tarkastusaineisto sovitetaan tähän menettelyyn.

Sähköisessä aineistossa selkeä kansiorakenne helpottaa työtä. Esimerkiksi pöytäkirjat voi nimetä kokouspäivän mukaan ja avustuksen käyttöön liittyvät asiakirjat koota samaan kansioon. Käyttöoikeudet kannattaa järjestää siten, että tarkastaja saa tarvitsemansa tiedot turvallisesti.

Mitä toiminnantarkastuskertomukselle tehdään?

Toiminnantarkastaja antaa tarkastuksesta kirjallisen kertomuksen tilinpäätöksestä päättävälle kokoukselle. Jos tarkastuksessa ilmenee yhdistykselle aiheutunutta vahinkoa tai yhdistyslain tai sääntöjen rikkomista, siitä on mainittava kertomuksessa.

Hallitus huolehtii kertomuksen saattamisesta kokouksen käsiteltäväksi. Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta päättää kokous, ei toiminnantarkastaja.

Tarkastaja voi antaa hallitukselle lisäksi käytännön palautetta esimerkiksi tositteiden hyväksymisestä tai päätösten dokumentoinnista. Hallituksen kannattaa käsitellä havainnot ja sopia, miten toimintatapoja muutetaan. Korjauksille on hyvä nimetä vastuuhenkilö ja ajankohta, jotta samat puutteet eivät siirry seuraavaan vuoteen.

Usein kysyttyä yhdistyksen toiminnantarkastuksesta

Tarvitseeko pieni yhdistys toiminnantarkastajan?

Kyllä, jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa. Vähäinen toiminta vaikuttaa tarkastuksen laajuuteen, mutta ei yksin vapauta rekisteröityä yhdistystä tarkastuksesta.

Voiko yhdistyksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Voi, jos hänellä on riittävä osaaminen ja hän pystyy tekemään tarkastuksen riippumattomasti. Pelkkä jäsenyys ei estä valintaa, mutta osallistuminen tarkastettavan toiminnan hallintoon tai kirjanpitoon voi estää.

Pitääkö toiminnantarkastukseen toimittaa paperiset asiakirjat?

Aineisto voidaan toimittaa sähköisesti. Toimitustapa kannattaa sopia tarkastajan kanssa etukäteen. Olennaista on, että aineisto on luettavaa, kattavaa ja tarkastajan käytettävissä.

Mitä hallituksen kannattaa tehdä, jos aineistosta puuttuu tositteita?

Puuttuvat asiakirjat kannattaa selvittää jo ennen aineiston luovuttamista ja kertoa avoimesti jäljelle jäävistä puutteista. Esimerkiksi kadonneesta laskusta voi pyytää jäljennöksen toimittajalta. Pelkkä pankkitilin maksutapahtuma ei aina kerro riittävästi menon perusteesta.

Huolellinen valmistelu helpottaa yhdistyksen arkea

Toiminnantarkastuksen järjestäminen helpottuu, kun se kuuluu yhdistyksen vuosikelloon. Osaavan tarkastajan valinta, selkeät vastuut ja ajantasaiset asiakirjat vähentävät kiirettä ennen tilinpäätöskokousta.

Tarkastuksesta saatava palaute kannattaa hyödyntää myös seuraavan vuoden toiminnassa. Selkeämmät hyväksymiskäytännöt ja huolellisesti kirjatut päätökset auttavat sekä nykyistä hallitusta että sen seuraajia.

Tarvitseeko yhdistyksenne ulkopuolista toiminnantarkastajaa? Tutustu Euromiten toiminnantarkastuspalveluun ja ota yhteyttä yhdistyksenne tilanteen kartoittamiseksi.