08 syys Toiminnantarkastus – mitä se tarkoittaa ja mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?

Toiminnantarkastus on yhdistyksen tai taloyhtiön talouden ja hallinnon tarkastamista yhteisön toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Sen tarkoituksena on arvioida, onko yhteisön taloutta hoidettu asianmukaisesti, onko päätöksenteossa noudatettu lakia ja yhteisön omia sääntöjä sekä saavatko jäsenet tai osakkaat riittävät tiedot yhteisön toiminnasta ja taloudesta.

Toiminnantarkastus ei ole sama asia kuin tilintarkastus. Se on yhteisölainsäädäntöön perustuva tarkastus, jonka tekijältä ei vaadita hyväksytyn tilintarkastajan pätevyyttä. Tehtävä edellyttää kuitenkin riittävää taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemusta sekä riippumattomuutta tarkastettavasta yhteisöstä ja sen johdosta. Kokemus on valttia myös toiminnantarkastajan tehtävässä.

Mitä toiminnantarkastus tarkoittaa?

Toiminnantarkastuksessa tarkastetaan yhdistyksen tai taloyhtiön talous ja hallinto siinä laajuudessa kuin yhteisön koko, toiminnan luonne ja olosuhteet edellyttävät. Tarkastuksen sisältö ei siten ole kaikissa yhteisöissä samanlainen.

Pienen, vähän maksuliikennettä sisältävän yhdistyksen toiminnantarkastus on yleensä suppeampi kuin suuren yhdistyksen, jolla on työntekijöitä, avustuksia, useita toimintamuotoja ja huomattava määrä tuloja ja menoja. Samoin pienen taloyhtiön tarkastus poikkeaa sellaisen taloyhtiön tarkastuksesta, jolla on lainoja, vuokratuloja tai käynnissä olevia korjaushankkeita.

Toiminnantarkastaja muodostaa tarkastamansa aineiston ja saamiensa selvitysten perusteella riippumattoman käsityksen siitä, onko yhteisön taloutta ja hallintoa hoidettu asianmukaisesti. Tarkastuksen tuloksista annetaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus yhteisön kokoukselle.

Miksi toiminnantarkastus tehdään?

Toiminnantarkastus palvelee ennen kaikkea yhdistyksen jäsenten tai taloyhtiön osakkaiden tiedontarvetta. Jäsenet ja osakkaat eivät yleensä osallistu päivittäiseen taloudenhoitoon tai hallituksen työskentelyyn, joten he tarvitsevat riippumattoman arvion siitä, miten yhteisön asioita on hoidettu.

Toiminnantarkastus voi myös auttaa havaitsemaan kirjanpidon, taloushallinnon tai päätöksenteon puutteita. Kaikki tarkastuksessa esiin tulevat havainnot eivät välttämättä ole vakavia virheitä. Kyse voi olla esimerkiksi puutteellisesta dokumentoinnista, epäselvästä hyväksymiskäytännöstä tai toimintatavasta, jota olisi hyvä täsmentää seuraavalla tilikaudella.

Hyvin toteutettu toiminnantarkastus lisää toiminnan avoimuutta ja luottamusta hallituksen, jäsenten tai osakkaiden välillä. Se tukee myös yhteisön kokousta, kun kokous päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.

Toiminnantarkastus ei kuitenkaan siirrä vastuuta pois hallitukselta, isännöitsijältä, toiminnanjohtajalta tai muilta talouden ja hallinnon hoitamiseen osallistuvilta henkilöiltä.

Milloin toiminnantarkastus on tehtävä?

Toiminnantarkastajan valintaa koskevat vaatimukset riippuvat yhteisömuodosta, yhteisön koosta sekä yhdistyksen säännöistä tai taloyhtiön yhtiöjärjestyksestä.

Yhdistyksen toiminnantarkastus

Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa. Jos yhdistys valitsee vain yhden toiminnantarkastajan, sen on valittava myös varatoiminnantarkastaja.

Tilintarkastaja on valittava, jos tilintarkastuslain mukaiset raja-arvot ylittyvät tai yhdistyksen säännöt edellyttävät tilintarkastajan valintaa. Pienemmässä yhdistyksessä tarkastajana toimii yleensä toiminnantarkastaja.

Taloyhtiön toiminnantarkastus

Asunto-osakeyhtiössä on pääsääntöisesti valittava toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa eikä yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Toiminnantarkastajan valitsee yhtiökokous.

Vähintään 30 osakkaiden hallinnassa olevaa huoneistoa käsittävässä taloyhtiössä on yleensä valittava tilintarkastaja. Tilintarkastaja voidaan joutua valitsemaan myös esimerkiksi tilintarkastuslain raja-arvojen, yhtiöjärjestyksen määräyksen tai osakkaiden vaatimuksen perusteella. Valintaa koskevat perusteet määritellään asunto-osakeyhtiölaissa, ja myös PRH on koonnut ohjeet taloyhtiön tarkastajan valinnasta.

Taloyhtiön tai yhdistyksen kannattaa aina tarkistaa sekä lain vaatimukset että omien sääntöjensä tai yhtiöjärjestyksensä määräykset.

Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?

Toiminnantarkastus jakautuu kahteen pääalueeseen: talouden ja hallinnon tarkastukseen. Laissa ei ole yhtä kaikille yhteisöille soveltuvaa yksityiskohtaista tarkastuslistaa, vaan tarkastuksen laajuus määräytyy yhteisön toiminnan perusteella.

Talouden tarkastus

Talouden tarkastuksessa selvitetään, antavatko kirjanpito ja tilinpäätös olennaisilta osin asianmukaisen kuvan yhteisön taloudesta. Tarkastuksessa voidaan käydä läpi esimerkiksi:

• tilinpäätös ja sen yhteys kirjanpitoon
• tuloslaskelman ja taseen keskeiset erät
• pankkitilien ja kirjanpidon vastaavuus
• tulojen ja menojen perusteet
• tositteet ja niiden hyväksyminen
• yhteisön saatavat, velat ja muut merkittävät vastuut
• talousarvion toteutuminen
• avustusten ja muiden käyttötarkoitukseltaan rajattujen varojen käyttö
• poikkeukselliset tai taloudellisesti merkittävät tapahtumat.

Toiminnantarkastaja kiinnittää huomiota erityisesti sellaisiin tapahtumiin, jotka ovat yhteisön kokoon nähden olennaisia, poikkeavat tavanomaisesta toiminnasta tai sisältävät tavallista suuremman virheen tai väärinkäytöksen riskin.

Hallinnon tarkastus

Hallinnon tarkastuksessa arvioidaan, onko yhteisön päätöksenteko ja hallinto järjestetty asianmukaisesti. Tarkastuksen kohteena voivat olla esimerkiksi:

• yhdistyksen tai yhtiökokouksen pöytäkirjat
• hallituksen pöytäkirjat ja päätökset
• päätösten toimeenpano
• nimenkirjoitus- ja hyväksymisvaltuudet
• yhteisön tekemät merkittävät sopimukset
• hallituksen jäsenille ja muille vastuuhenkilöille maksetut palkkiot ja korvaukset
• yhteisön varojen asianmukainen hoitaminen
• lain, sääntöjen tai yhtiöjärjestyksen noudattaminen
• jäsenten tai osakkaiden yhdenvertaisen kohtelun toteutuminen.

Yhdistyksessä toiminnantarkastaja tarkastelee toimintaa jäsenistön näkökulmasta ja arvioi muun muassa sitä, onko yhdistyksen kokouksen päätöksiä ja yhdistyksen sääntöjä noudatettu. Taloyhtiössä keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi osakkaiden yhdenvertaisuus sekä yhtiökokouksen päätösten asianmukainen toimeenpano.

Tarkastaako toiminnantarkastaja kaikki tositteet?

Toiminnantarkastuksessa ei yleensä tarkasteta jokaista tositetta tai kirjanpitotapahtumaa. Tarkastus voidaan tehdä otantaan perustuen, jolloin toiminnantarkastaja valitsee tarkastettavaksi yhteisön toiminnan kannalta olennaisia tai tavallisuudesta poikkeavia tapahtumia.

Tarkastuksen laajuuteen vaikuttavat esimerkiksi yhteisön koko, maksutapahtumien määrä, taloushallinnon järjestäminen sekä aikaisemmissa tarkastuksissa tehdyt havainnot. Jos aineistossa ilmenee epäselvyyksiä, tarkastusta voidaan laajentaa ja hallitukselta, kirjanpitäjältä, toiminnanjohtajalta tai isännöitsijältä voidaan pyytää lisäselvityksiä.

Toiminnantarkastus ei anna ehdotonta varmuutta siitä, ettei aineistossa ole lainkaan virheitä tai väärinkäytöksiä. Tarkastuksen tulee kuitenkin olla riittävän kattava, jotta toiminnantarkastaja voi tehdä perustellun arvion yhteisön talouden ja hallinnon asianmukaisuudesta.

Mitä toiminnantarkastukseen ei kuulu?

Toiminnantarkastaja arvioi toiminnan lainmukaisuutta ja asianmukaisuutta, ei hallituksen tekemien päätösten tarkoituksenmukaisuutta pelkästään oman mielipiteensä perusteella.

Toiminnantarkastajan tehtävänä ei esimerkiksi ole ratkaista, olisiko yhdistyksen pitänyt järjestää toisenlainen tapahtuma tai olisiko taloyhtiön kannattanut valita korjaushankkeeseen toinen tekninen ratkaisu. Tarkastaja voi kuitenkin arvioida, onko päätös tehty oikeassa järjestyksessä, ovatko päätöksentekijät olleet toimivaltaisia ja onko päätöstä toteutettaessa noudatettu lakia, sääntöjä tai yhtiöjärjestystä.

Toiminnantarkastus ei myöskään ole kirjanpidon laatimista, tilinpäätöksen korjaamista tai hallituksen konsultointia. Tarkastajan on säilytettävä riippumattomuutensa eikä hän voi tarkastaa omaa työtään.

Kuka voi toimia toiminnantarkastajana?

Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö. Häneltä ei vaadita hyväksytyn tilintarkastajan tutkintoa, mutta hänellä on oltava tehtävän hoitamisen kannalta riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus.

Vaadittava osaaminen riippuu tarkastettavasta yhteisöstä. Pienen yhdistyksen tarkastaminen ei edellytä samanlaista osaamista kuin laajaa toimintaa harjoittavan yhdistyksen tai suuren korjaushankkeen toteuttaneen taloyhtiön tarkastaminen.

Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton tarkastusta tehdessään. Hän ei voi osallistua tarkastettavan toiminnan johtamiseen tai taloudenhoitoon eikä tarkastaa itse laatimaansa kirjanpitoa tai tilinpäätöstä. Myös läheinen henkilökohtainen tai taloudellinen suhde hallituksen jäseneen, isännöitsijään, toiminnanjohtajaan tai kirjanpitäjään voi vaarantaa riippumattomuuden.

Toiminnantarkastajana ei voi toimia vajaavaltainen, konkurssissa oleva henkilö tai henkilö, jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu.

Miten toiminnantarkastus tehdään käytännössä?

Toiminnantarkastus tehdään tavallisesti tilikauden päättymisen ja tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen. Tarkastus on saatettava valmiiksi ennen sitä yhdistyksen kokousta tai yhtiökokousta, jossa tilinpäätös käsitellään.

1. Toiminnantarkastajan valinta

Yhdistyksen kokous tai taloyhtiön yhtiökokous valitsee toiminnantarkastajan. Jo valintaa tehtäessä on varmistettava, että henkilöllä on riittävä osaaminen ja että hän on riippumaton tarkastettavasta yhteisöstä.

2. Tarkastusaineiston kokoaminen

Hallitus huolehtii siitä, että tilinpäätös, kirjanpito, pöytäkirjat ja muut tarvittavat asiakirjat ovat tarkastajan käytettävissä. Huolellisesti koottu ja selkeästi järjestetty aineisto nopeuttaa tarkastusta ja vähentää lisäselvitysten tarvetta.

3. Talouden ja hallinnon tarkastaminen

Toiminnantarkastaja käy aineiston läpi yhteisön toiminnan laajuuden edellyttämällä tavalla. Hän vertaa eri asiakirjojen tietoja toisiinsa, tarkastaa valitsemansa kirjanpitotapahtumat ja arvioi, onko päätöksenteossa sekä taloudenhoidossa toimittu asianmukaisesti.

Tarkastaja voi esittää hallitukselle, kirjanpitäjälle, isännöitsijälle tai toiminnanjohtajalle kysymyksiä ja pyytää puuttuvia asiakirjoja tai lisäselvityksiä.

4. Toiminnantarkastuskertomuksen laatiminen

Tarkastuksen päätyttyä toiminnantarkastaja laatii kirjallisen toiminnantarkastuskertomuksen. Se toimitetaan yhteisön kokouksen käyttöön ennen tilinpäätöksen käsittelyä.

Tarkastaja voi antaa hallitukselle myös erillisen muistion. Siinä voidaan käsitellä sellaisia puutteita ja kehitysehdotuksia, jotka eivät ole niin olennaisia, että ne pitäisi sisällyttää varsinaiseen toiminnantarkastuskertomukseen.

Mitä asiakirjoja toiminnantarkastaja tarvitsee?

Tarvittava aineisto määräytyy yhteisön toiminnan perusteella. Tavallisesti toiminnantarkastajalle toimitetaan ainakin:

• tilinpäätös liitetietoineen
• mahdollinen toimintakertomus
• tase-erittelyt
• pääkirja, päiväkirja ja muut kirjanpidon raportit
• tilikauden tositteet ja pankkitiliotteet
• talousarvio ja sen toteumavertailu
• yhdistyksen tai yhtiökokouksen pöytäkirjat
• hallituksen pöytäkirjat
• yhdistyksen säännöt tai taloyhtiön yhtiöjärjestys
• olennaiset sopimukset, laina-asiakirjat ja muut sitoumukset
• avustuksiin tai hankkeisiin liittyvät päätökset ja raportit
• edellisen tilikauden toiminnantarkastuskertomus ja mahdollinen tarkastusmuistio.

Kaikissa tarkastuksissa ei tarvita jokaista luettelossa mainittua asiakirjaa. Toiminnantarkastaja voi myös pyytää muuta aineistoa, jos se on tarpeen tarkastuksen suorittamiseksi.

Mitä toiminnantarkastuskertomus sisältää?

Toiminnantarkastuskertomus on kirjallinen yhteenveto tarkastuksen tuloksista. Kertomuksessa yksilöidään tarkastettu yhteisö, tilikausi ja tarkastuksen kohteena ollut tilinpäätös.

Kertomuksen tarkka sisältö riippuu siitä, onko kyse yhdistyksestä vai asunto-osakeyhtiöstä. Taloyhtiön toiminnantarkastuskertomuksessa lausutaan muun muassa siitä, sisältävätkö tilinpäätös ja toimintakertomus olennaisilta osin asunto-osakeyhtiölain edellyttämät tiedot.

Jos tarkastuksessa havaitaan teko tai laiminlyönti, josta saattaa seurata vahingonkorvausvastuu, tai jos yhteisöä koskevaa lakia, yhdistyksen sääntöjä tai taloyhtiön yhtiöjärjestystä on rikottu, asiasta on sovellettavan lain edellyttämällä tavalla huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa.

Vähäisemmät puutteet ja käytännön kehitysehdotukset voidaan antaa hallitukselle erillisessä tarkastusmuistiossa.

Mitä eroa on toiminnantarkastuksella ja tilintarkastuksella?

Toiminnantarkastus ja tilintarkastus kohdistuvat molemmat yhteisön talouteen ja hallintoon, mutta niiden oikeudellinen perusta, tekijälle asetetut vaatimukset, tarkastusmenetelmät ja raportointi eroavat toisistaan.

Tilintarkastuksen voi tehdä vain hyväksytty tilintarkastaja, ja tarkastus tehdään tilintarkastuslain sekä hyvän tilintarkastustavan mukaisesti. Toiminnantarkastus perustuu yhdistystä, asunto-osakeyhtiötä tai muuta yhteisöä koskevaan lainsäädäntöön, ja sen voi tehdä myös henkilö, joka ei ole hyväksytty tilintarkastaja.

Se, voidaanko yhteisössä valita toiminnantarkastaja vai onko valittava tilintarkastaja, määräytyy lain, yhteisön koon sekä sääntöjen tai yhtiöjärjestyksen perusteella.

Miksi toiminnantarkastajaksi kannattaa valita ulkopuolinen ammattilainen?

Laki ei edellytä toiminnantarkastajalta tilintarkastajan tutkintoa, mutta tehtävä voi silti vaatia huomattavaa taloushallinnon, tilinpäätöksen ja yhteisölainsäädännön tuntemusta.

Ulkopuolinen ammattilainen pystyy tarkastelemaan yhteisön taloutta ja hallintoa ilman osallistumista sen sisäiseen päätöksentekoon. Ammattitaitoinen tarkastus voi myös tuoda esiin sellaisia puutteita ja kehittämiskohteita, joita yhteisön omassa arjessa ei ole huomattu.

Euromite tarjoaa ammattitaitoista toiminnantarkastusta yhdistyksille ja taloyhtiöille. Tarkastus voidaan toteuttaa sähköisen aineiston perusteella, ja yhteisö saa tarkastuksesta kirjallisen toiminnantarkastuskertomuksen sekä tarvittaessa erillisen muistion hallinnolle.

Mikä on toiminnantarkastajan tärkein tehtävä?

Toiminnantarkastajan tärkein tehtävä on arvioida riippumattomasti, onko yhdistyksen tai taloyhtiön taloutta ja hallintoa hoidettu asianmukaisesti. Tarkastuksessa käydään läpi kirjanpitoa, tilinpäätöstä, päätöksentekoa ja muita yhteisön toiminnan kannalta olennaisia asiakirjoja.

Toiminnantarkastus ei ole pelkkä muodollisuus. Huolellisesti toteutettuna se parantaa jäsenten ja osakkaiden mahdollisuuksia saada luotettavaa tietoa yhteisön toiminnasta, lisää hallinnon avoimuutta ja auttaa kehittämään taloudenhoidon käytäntöjä.