Pilvipalvelut

Asiakkaanamme pääsette nykyaikaiseen digitaaliseen maailmaan, jossa ajalla ja paikalla ei ole merkitystä. On vapautta tehdä työtä mistä vain ja milloin vain. Kotona, matkalla, mökillä tai hotellihuoneessa. Joustavuus työskentelyssä parantaa työhyvinvointia ja tuottavuus paranee mutta samalla työntekijän on otettava enemmän vastuuta työstään. Tämä voi aiheuttaa stressiä mikäli johto ei ymmärrä etätyön vaativuutta.

Etätyö on vaativaa siksi, että kotia ei ole tarkoitettu työpaikaksi vaan kodiksi ja myös siksi, että kotona on porukkaa usein pilvin pimein. Silloin työhön keskittyminen voi herpaantua. Tähän on työnanattajan osattava kehittää keinot.

Perinteisiä serveri- ja työasemakohtaisia sovelluksia alettiin ohjelmoida ja siirtää internetistä käytettäviksi noin 8 vuotta sitten. Kehitys on jatkunut huimana ja tällä hetkellä kaikkia taloushallinnon ja palkkahallinnon sovelluksia käytetään internetin palvelimilta eli pilvestä (cloud).

Pilven työkaluja ei ole ollut helppo ottaa käyttöön. Uusien työkalujen käyttö muuttaa toimistossa työskentelytapoja radikaalisti.

Ennen pelattiin mappien kanssa nyt digitaalisten tositteiden ja kuittien kanssa. Ennen paperit mapitettiin nyt ne digitalisoidaan ensin ja ladataan pilvikansioihin. Pilveenhän kun ei voi ladata paperia. Työasemalta internettiin ladataan useimmiten PDF, excel-, word-muotoisia asiskirjoja ja pilvestä niitä ladataan takaisin työasemalle.

Asiakirjojen käsittely tapahtuu suurelta osin pilvilevyillä, jossa niitä voi käsitellä usempi työntekijä yhtäaikaa. Taulukon laatimiseen ja muokkaamiseen voi osallistua koko tiimi.

Pilvitallennustila on kaikkien yrityksen työntekijöiden käytössä 24/7 mistä päin maailmaa vaan. Työntekijällä on oltava käytössään älypuhelin/läppäri ja toimiva nettiyhteys.

Tilitoimisto Euromite ja asiakkaat ovat vuodesta 2014 saakka olleet pilvessä. Meillö on hyvä kokemus pilvitaloushallintoon siirtymisestä.

Olemme tiukasti pilvipalvelujen käyttäjä mutta yhdistyksien, säätiöiden ja pienten taloyhtöiden kohdalla olemme tulleet siihen tulokseen, että semi-pilvipalvelut soveltuvat heille parhaiten.

Semi-pilvipalvelut tarkoittavat sitä, että paperinen kirjanpito- ja muu taloushallintomateriaali muutetaan digimuotoon ja talletetaan pilvilevylle. Joku hallinnosta skannaa paperiset materiaalit digimuotoon mutta kirjanpito tapahtuu Asteri-kirjanpidossa, joka sjaitee tilitoimiston kannettavalla koneella. Tiedostot kylläkin varmuuskopoidaan ja tallennetaan pilveen. Pilvessä asiakkaan materiaalit ovat turvassa mahdollisilta konerikoilta.

Pilvilevyllä kirjanpitäjämme muuttaa digitalisoidun tiedoston (PDF-muoto) nimen niin, että se vastaa pääkirjan tositenumeroa. Audit Trail toteutuu myös näin.

Pilvilevylle tilitoimisto Euromite lataa myös asiakkaan raportit ja muun heille tuottamansa materiaalin. Tällöin materiaalit ovat käytössä kaikkialta maailmasta 24/7 ja hallitukset voivat käsitellä materiaaleja omaan tahtiinsa.